随着现代化科学技术的发展，办公自动化的先进技术的介入给档案工作的发展提供了更新的要求和契机，档案立卷工作如何做到既要强调档案的保密、安全，又要发挥档案信息服务，为社会提供馆藏资源。尤其在当前的新形势下，传统的以案卷提供利用。被利用者可能接触到不在其利用范围内的其它档案内容，因为同一案卷内的文件，内容往往并不单一，再者以案卷为保管单位，其卷内内容比较复杂，页数有的达到200页。不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化。因些．必须加强对传统的以案卷的立卷方法进行改革，采用以文件级的整理方法，充分发挥馆藏档案信息向社会开放利用工作。
由于以文件级作为保管单位，单靠传统和落后的检索查找手段．是很不适应档案管理的需要，但计算机的介入就解决了档案检索难的问题，依靠计算机一次性输入条目，就能生成各类目录，并有强大的文件级检索功能。因此，做好归档文件的数据采集是关系到检索档案信息正确如否的重要保证。所以在录入归档文件条目时，一定要严格要求，按照规范化和标准化来采集每一条档案信息。
